Loi 25 sur la protection des renseignements personnels – L’UMQ lance un nouveau guide à l’intention de ses membres

Publié le 11 août 2023

e nombreuses modifications introduites par la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels (Loi 25) entreront en vigueur en 2023 et 2024, et plusieurs de ces changements s’appliqueront aux municipalités.

Afin d’accompagner ses membres pour leur permettre de se conformer à ces nouvelles obligations en matière de protection des renseignements personnels, l’UMQ a lancé un nouveau guide d’application sur le sujet, à la suite d’un premier guide, publié initialement en 2022.

Cet outil, produit en collaboration avec des spécialistes en la matière, vise à accompagner les élues, élus et gestionnaires municipaux en prévision de l’entrée en vigueur des nouvelles exigences prévues à la loi, dès le 22 septembre 2023. Parmi les principales, mentionnons, entre autres :

•	L’adoption et la diffusion des règles de gouvernance de la municipalité;
•	La diffusion d’une politique de confidentialité en langage clair;
•	Les informations à fournir aux particuliers dans le cadre de la collecte de renseignements personnels et de décisions fondées sur un traitement automatisé;
•	Les critères de validité du consentement, notamment eu égard aux renseignements personnels sensibles;
•	L’acquisition, le développement et la refonte de système d’information ou de prestation électronique de services;
•	La collecte en collaboration avec un autre organisme;
•	Les exigences pour une communication à l’extérieur du Québec;
•	Les nouvelles exigences dans le cadre d’un mandat ou d’un contrat de services;
•	Les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée.

Le guide précise l’application de ces nouvelles dispositions de la Loi 25 et propose une série d’outils et de modèles de documents que les municipalités peuvent adapter et utiliser afin de se conformer à leurs obligations. Soulignons plus particulièrement :

•	Un projet de politique-cadre sur la gouvernance et des résolutions;
•	Un projet de politique de confidentialité;
•	Des formulaires d’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée;
•	Des registres relatifs à l’inventaire de fichiers, aux communications, collectes de données et incidents de confidentialité.

Le guide d’application pour les municipalités de l’UMQ et les modèles de documents sont disponibles gratuitement dans l’onglet « Guides » de la section « Affaires juridiques » de l’Espace membre l’UMQ.

Rappelons par ailleurs que l’UMQ a présenté, le 15 juin dernier, un webinaire « Signature UMQ » sur le sujet. Les membres de l’Union peuvent visionner le webinaire en différé gratuitement en ligne ici.

L’équipe des Affaires juridiques de l’Union rappelle qu’elle est disponible pour répondre aux questions des membres quant à leurs obligations en matière d’accès à l’information et pour leur offrir un accompagnement juridique personnalisé et professionnel en la matière. Soulignons d’ailleurs que les membres de l’Union ont accès à cinq heures de service-conseils juridiques gratuitement, sur une base annuelle. Les demandes peuvent être transmises par courriel à [email protected].

Pour toute question additionnelle concernant ce dossier, veuillez communiquer avec M^e Joanne Loyer, conseillère juridique en gestion contractuelle et en droit municipal, à [email protected].