Protection des renseignements personnels

1. Objet, portée et utilisateurs

La présente Politique sur la protection des renseignements personnels vise à vous informer de la manière dont l’Union des municipalités du Québec (ci-après « l’UMQ ») recueille, utilise, communique, conserve et détruit vos renseignements personnels, dans la mesure prévue à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (ci-après « Loi »). Elle prévoit également les façons dont l’UMQ protège vos renseignements personnels et votre droit d’accès à ceux-ci.

L’UMQ traitera vos renseignements personnels conformément à cette politique, sauf si vous l’avez préalablement autorisé à les traiter autrement.

La politique s’applique à tous les renseignements personnels vous concernant que l’UMQ recueille, utilise, communique, conserve ou détruit, et ce, quel qu’en soit le support ou la provenance (sites Web, applications mobiles, courriels ou en personne).

Lorsque vous nous fournissez des renseignements personnels via nos sites Web ou une de nos applications mobiles après avoir pris connaissance de cette politique, vous consentez à ce que nous les utilisions et communiquions de la manière décrite ci-dessous. Autrement, nous pourrions obtenir votre consentement exprès pour des fins qui ne sont pas prévues dans la présente Politique.

2. Collecte et utilisation de vos données personnelles

2.1. Qu’est-ce qu’un renseignement personnel?

Un renseignement personnel désigne toute information qui concerne une personne physique et qui permet de l’identifier directement — soit par le recours à cette seule information — ou indirectement — soit par combinaison avec d’autres informations.

2.2. Qu’est-ce qu’un renseignement personnel sensible?

Un renseignement personnel sensible désigne tout renseignement personnel qui — par sa nature, notamment médicale, biométrique ou autrement intime, ou en raison de la manière dont il est utilisé ou communiqué — suscite un haut degré d’attente raisonnable en matière de vie privée.

2.3. Quels renseignements personnels recueillons-nous?

Dans ses activités quotidiennes, l’UMQ recueille divers renseignements personnels, notamment :

• Renseignements sur votre identité : nom, date de naissance, numéro d’assurance sociale, curriculum vitae, lettre de présentation, antécédents professionnels, etc.;
• Coordonnées : ville, adresse, courriel, numéro de téléphone, etc.;
• Données d’utilisation, incluant les cookies.

2.3.1. Données d’utilisation

Les données d’utilisation sont recueillies par l’UMQ et nos partenaires commerciaux lorsque vous consultez notre contenu (sites Web), utilisez nos applications mobiles et par voie des cookies. Lors de votre première consultation sur nos sites Web, notre module de paramétrage des cookies vous est présenté afin que vous puissiez les accepter ou refuser.

Les données d’utilisation peuvent inclure des informations telles que l’adresse de protocole Internet de votre appareil (par exemple, l’adresse IP), le type de navigateur, la version du navigateur, les pages de notre service que vous visitez, l’heure et la date de votre visite, le temps passé sur ces pages, les identifiants uniques de l’appareil et d’autres données de diagnostic.

Lorsque vous accédez aux sites Web ou aux applications mobiles de l’UMQ, nous pouvons recueillir automatiquement certaines informations nécessaires, y compris, mais sans s’y limiter, le type d’appareil mobile que vous utilisez, votre identifiant unique d’appareil mobile, l’adresse IP de votre appareil mobile, votre système d’exploitation mobile, le type de navigateur Internet mobile que vous utilisez, les identifiants uniques de l’appareil, informations sur le terminal, données d’identification par analyse du terminal et données de géolocalisation précises.

Nous pouvons également recueillir des informations que votre navigateur envoie chaque fois que vous visitez nos sites Web ou lorsque vous y accédez par ou via un appareil mobile.

2.3.2. Technologies de suivi et cookies

Nous utilisons des cookies et des technologies de suivi similaires pour suivre l’activité sur nos sites Web et stocker certaines informations. Les cookies nécessaires contribuent à rendre nos sites Web utilisables en activant des fonctions comme la navigation de pages et l’accès aux zones sécurisées de nos sites Web. Les technologies de suivi utilisées sont des balises, et des scripts pour améliorer et analyser l’utilisation de notre contenu. Les technologies que nous utilisons peuvent inclure:

• Cookies ou cookies de navigateur : Un cookie (témoin) est un petit paquet de données placé sur votre navigateur Web. Vous pouvez demander à votre navigateur de refuser tous les cookies ou d’indiquer quand un cookie est envoyé. Cependant, si vous n’acceptez pas les cookies, vous ne pourrez peut-être pas utiliser certaines parties de nos sites Web. À moins que vous n’ayez ajusté les paramètres de votre navigateur afin qu’il refuse les cookies, l’UMQ peut utiliser des cookies;
• Balises Web : Certaines sections de nos sites Web et courriels peuvent contenir des URLs construites avec des paramètres adéquats connus sous le nom de balises Web de repérage (également appelées GIF clairs, pixels invisibles et GIF à pixel unique) qui permettent à l’UMQ, par exemple, de compter les utilisateurs qui ont visité des pages Web ou ouvert un courriel et pour d’autres statistiques de site Web connexes (par exemple, enregistrant la popularité d’une certaine section et vérifiant l’intégrité du système et du serveur). Les cookies peuvent être des cookies « persistants » ou « de session ». Les cookies persistants restent sur votre ordinateur personnel ou votre appareil mobile lorsque vous vous déconnectez, tandis que les cookies de session sont supprimés dès que vous fermez votre navigateur Web.

Nous utilisons à la fois des cookies de session et des cookies persistants aux fins énoncées ci-dessous :

• Cookies nécessaires / essentiels

Type : Cookies de session

Administré par : l’UMQ

Objectif : Ces témoins sont essentiels pour vous fournir les services disponibles sur les sites Web et pour vous permettre d’utiliser certaines de ses fonctionnalités. Ils aident à authentifier les utilisateurs et à prévenir l’utilisation frauduleuse des comptes d’utilisateurs. Ces cookies sont essentiels pour vous fournir des services sur nos sites Web et ne sont utilisés que pour ces fins.

• Cookies Politique / Cookies d’acceptation de l’avis

Type : Cookies persistants

Administré par : l’UMQ

Objectif : Ces cookies identifient si les utilisateurs ont accepté l’utilisation de cookies sur les sites Web de l’UMQ.

• Cookies de fonctionnalité

Type : Cookies persistants

Administré par : l’UMQ

Objectif : Ces cookies nous permettent d’enregistrer les choix que vous faites lorsque vous utilisez les sites Web, tels que mémoriser vos informations de connexion ou vos préférences linguistiques. Le but de ces cookies est de vous fournir une expérience plus personnelle et d’éviter que vous ayez à saisir à nouveau vos préférences chaque fois que vous utilisez le site Web. À titre d’exemple, ces cookies peuvent être utilisés pour des fins de publicité. 

• Cookies de suivi et de performance

Type : Cookies persistants

Administré par : Tiers

But : Ces cookies sont utilisés pour recueillir de l’information sur le trafic vers les sites Web et la façon dont les utilisateurs utilisent ceux-ci. L’information recueillie via ces cookies peut vous identifier directement ou indirectement en tant que visiteur individuel. En effet, l’information recueillie est généralement liée à un identifiant pseudonyme associé à l’appareil que vous utilisez pour accéder aux sites Web. Nous pouvons également utiliser ces cookies à des fins de performance pour expérimenter de nouvelles pages Web, fonctionnalités ou nouvelles fonctionnalités des sites Web afin d’améliorer l’expérience des utilisateurs de notre contenu.

2.4. Comment l’UMQ recueille vos renseignements personnels?

L’UMQ recueille notamment vos renseignements dans les circonstances suivantes :

• Lorsque vous vous inscrivez en ligne ou effectuez une commande pour l’un de nos produits ou services, tel que des événements ou des formations;
• Via les cookies, lorsque vous consultez les sites Web de l’UMQ, incluant nos microsites, tels que les outils et espace membre de l’UMQ (Portail);
• Lorsque vous consultez nos applications mobiles;
• Par voie des partenaires de l’UMQ, dont la liste est accessible à partir de notre module de paramétrage des cookies;
• Lorsque vous formulez une plainte ou une demande sur des renseignements;
• Lorsque vous postulez un emploi à l’UMQ.

2.5. Objectifs pour lesquels vos renseignements personnels sont recueillis

Dans le cadre de ses activités, l’UMQ recueille, utilise et communique des renseignements personnels aux fins préalablement déterminées au moment où l’information est recueillie, y compris pour les fins déterminées ci-dessous, et ce, pour vous offrir des services de haute qualité.

La nature et la sensibilité des renseignements personnels que l’UMQ recueille à votre sujet diffèrent selon les services qu’elle vous fournit et les exigences légales auxquelles elle doit se conformer.

L’UMQ recueille vos renseignements personnels afin de notamment :

• Personnaliser votre expérience et comprendre comment vous utilisez nos sites Web et nos applications;
• Communiquer avec vous et répondre à vos demandes;
• Créer et administrer votre compte lorsque vous vous inscrivez aux services de l’UMQ;
• Améliorer les opérations et la performance de l’UMQ;
• Envoyer des nouvelles au sujet des services de l’UMQ, y compris les événements spéciaux, les formations, etc.;
• Envoyer des communiqués concernant des positions politiques de l’UMQ;
• Administrer et protéger la sécurité, les sites Web, les applications et les autres services de l’UMQ;
• Respecter les obligations juridiques et réglementaires de l’UMQ;
• Réaliser des études de statistiques, d’analyses et de mesures d’audience des sites Web de l’UMQ;
• Pour les mandats de recrutement de l’UMQ;
• Pour conserver une banque de candidats pour les postes à pourvoir actuels et futurs des membres de l’UMQ;
• Compiler des listes d’envoi pour les différents services de l’UMQ;
• Élaborer un bottin d’experts pour les processus de comités de sélection.

2.6. Limites imposées à la collecte, à l’utilisation et à la communication de vos renseignements personnels

L’UMQ recueille, utilise et communique que les renseignements personnels qui sont strictement nécessaires et appropriés aux fins déterminées.

L’UMQ n’utilise ni ne communique les renseignements personnels à des fins autres que celles pour lesquelles ils ont été recueillis, à moins d’avoir obtenu le consentement préalable de la personne concernée ou conformément à ce qui est permis ou exigé par le droit applicable.

L’UMQ n’utilise ni ne communique les renseignements personnels sensibles à moins d’avoir obtenu le consentement préalable et exprès de la personne concernée.

3. Stockage de vos renseignements personnels

Nous hébergeons et traitons vos renseignements personnels au Québec. Dans certaines circonstances, ils peuvent être hébergés à l’extérieur du Québec, là où nous engageons des fournisseurs de services tiers, notamment, aux États-Unis. Vos renseignements personnels pourraient être communiqués dans des pays autres que votre pays de résidence, lesquels peuvent avoir des règles de protection des renseignements personnels différentes. Ils sont soumis aux lois du pays dans lequel ils se trouvent et peuvent faire l’objet d’une communication aux gouvernements, aux tribunaux ou aux organismes d’application de la loi ou de la réglementation du pays en question.

Toutefois, nos pratiques concernant vos renseignements personnels demeurent, en tout temps, régies par cette politique et les lois québécoises applicables en matière de protection des renseignements personnels.

4. Conservation de vos renseignements personnels

Nous conserverons vos renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire aux fins décrites dans cette Politique ou pour nous conformer à nos obligations légales et conclure des ententes avec nos clients ou partenaires.

Nous supprimons les renseignements personnels obsolètes ou inutiles, par exemple, si vous nous indiquez que vous cessez d’utiliser définitivement nos services. Vous pouvez en tout temps demander la rectification ou la suppression de renseignements, tel qu’il est prévu à la section 8 de la présente Politique.

5. Commercialisation

Nous pouvons à l’occasion vous envoyer des avis électroniques concernant nos sites Web, nos applications ou nos services, notamment des courriels personnalisés en fonction de vos activités dans nos sites Web ou nos applications. Vous pourriez également recevoir des courriels découlant de votre utilisation de certains services nécessitant une communication électronique. Vous pouvez vous désabonner de ces communications, quoique cela pourrait vous empêcher de recevoir toute la gamme de services auxquels vous vous êtes inscrits.

Si vous ne souhaitez plus être contacté à des fins de commercialisation, veuillez cliquez ici..

6. Communication de vos renseignements personnels

6.1. Application de la Loi

Dans certaines circonstances, l’UMQ peut être tenue de communiquer vos renseignements personnels si la Loi l’exige ou en réponse à des demandes valides des autorités publiques (par exemple, un tribunal ou un organisme gouvernemental).

6.2. Autres exigences légales

L’UMQ peut communiquer vos renseignements personnels en croyant de bonne foi qu’une telle action est nécessaire pour :

• Se conformer à une obligation légale;
• Protéger et défendre les droits ou la propriété de l’UMQ;
• Prévenir ou enquêter sur d’éventuels actes répréhensibles en relation avec l’UMQ;
• Protéger la sécurité personnelle des utilisateurs des services de l’UMQ.

6.3 Communication de vos renseignements personnels à des tiers

Avant de communiquer vos renseignements personnels à des tiers, l’UMQ prend des mesures raisonnables pour que vos renseignements personnels soient protégés. Dans certaines circonstances, l’UMQ transmet vos renseignements personnels à des tiers, notamment :

• Les fournisseurs dans le cadre de l’organisation d’événements de l’UMQ;
• Les membres de l’UMQ aux fins de remplir la mission de l’Union;
• Les présentateurs et experts dans le cadre de l’organisation de formations et activités de l’UMQ;
• L’Association des directeurs généraux des municipalités du Québec dans de cadre de leur programme de subventions;
• Les fournisseurs dans le cadre des regroupements d’achats ou tout contrat de l’UMQ.

Ces tiers sont aussi tenus de préserver la confidentialité et la sécurité de vos renseignements personnels et ne peuvent les utiliser qu’aux fins mentionnées ci-dessus.

7. Sécurité de vos renseignements personnels

7.1. Mesures et gouvernance

L’UMQ a mis en place une Politique-cadre de gouvernance, laquelle indique les mesures de protection physiques, administratives et techniques pour protéger la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels que nous détenons, notamment pour prévenir les accès non autorisés. Nos serveurs sont également gérés par un tiers spécialisé.

En cas d’incident impliquant des renseignements personnels, l’UMQ a un plan de réponse détaillé. Il prévoit que nous aviserons les autorités et les personnes concernées lorsqu’un tel incident présente un risque de préjudice sérieux et que nous mettrons en place des mesures pour limiter les conséquences négatives.

L’UMQ sensibilise son personnel à l’importance de protéger le caractère confidentiel des renseignements personnels par voie de formations et activités de sensibilisation.

7.2. Limitation des accès

Seul le personnel autorisé et qualifié ayant besoin de consulter vos renseignements personnels dans l’exercice de ses fonctions y a accès. De plus, les comptes employés et l’accès aux serveurs sont soumis à la double authentification.

7.3. Avertissement

Toutefois, aucune mesure de sécurité n’est absolue ou entièrement garantie. Si vous avez des raisons de croire que votre interaction avec nous n’est plus sécurisée (par exemple, si vous pensez que la sécurité des renseignements que vous nous avez fournis a été compromise), veuillez nous contacter immédiatement à l’adresse indiquée dans la section 11 ci-dessous.

8. Vos droits concernant vos renseignements personnels

L’UMQ s’engage à respecter la confidentialité de vos renseignements personnels et à garantir que vous pouvez exercer vos droits. En vertu de la présente Politique, et en vertu de la Loi, vous avez droit : 

8.1. Accès à vos renseignements personnels

Le droit d’accéder, de mettre à jour ou de supprimer les informations que nous avons sur vous. Chaque fois que cela est possible, vous pouvez accéder, mettre à jour ou demander la suppression de vos renseignements personnels directement dans la section des paramètres de votre compte. Si vous n’êtes pas en mesure d’effectuer ces actions vous-même, nous vous invitons à communiquer avec l’UMQ. Cela vous permet également de recevoir une copie des renseignements personnels que nous détenons à votre sujet.

Toute personne concernée peut soumettre une demande d’accès à ses renseignements personnels ou une demande d’information relative à la collecte, l’utilisation et à la divulgation de ses renseignements personnels par l’UMQ en transmettant le formulaire au Responsable de la protection des renseignements personnels (RPRP) à l’adresse suivante : [email protected].

L’UMQ donne suite à cette demande au plus tard dans les 30 jours de la date de réception de la demande. À défaut, l’UMQ est réputée avoir refusé d’y acquiescer.

8.2. Rectification de vos renseignements personnels

Vous avez le droit de faire rectifier toute information incomplète ou inexacte que nous détenons à votre sujet.

Toute personne concernée peut soumettre une demande de rectification à ses renseignements personnels ou une demande d’information relative à la collecte, l’utilisation et à la divulgation de ses renseignements personnels par l’UMQ en transmettant le formulaire au RPRP à l’adresse suivante : [email protected]. 

L’UMQ donne suite à cette demande au plus tard dans les 30 jours de la date de réception de la demande. À défaut, l’UMQ est réputée avoir refusé d’y acquiescer.

8.3. Suppression de vos renseignements personnels

Vous pourriez avoir le droit de demander la suppression de vos renseignements personnels lorsque vous nous retirez votre consentement au traitement desdits renseignements ou dans d’autres circonstances permises en vertu des lois applicables, pourvu qu’il ne soit plus nécessaire que nous traitions ces données afin de nous acquitter de nos obligations juridiques et réglementaires.

Toute personne concernée peut soumettre une demande de suppression, par écrit, en communiquant avec le RPRP à l’adresse suivante : [email protected].

8.4. Retrait de vos renseignements personnels

Vous pouvez également retirer votre consentement à l’utilisation et à la communication des renseignements personnels recueillis. Cependant, il se pourrait que nous ne soyons plus en mesure de vous offrir certains services. Toute personne concernée peut soumettre une demande de retrait, par écrit, en transmettant le formulaire au RPRP à l’adresse suivante : [email protected]. 

8.5. La portabilité de vos renseignements personnels

À votre demande, et à moins que cela ne soulève des difficultés pratiques sérieuses, nous pouvons vous communiquer un renseignement personnel informatisé dans un format technologique structuré et couramment utilisé. Nous communiquerons aussi, si vous le souhaitez, ce renseignement à toute personne ou à tout organisme autorisé par la loi à recueillir un tel renseignement.

9. Examen de mésententes

Vous avez le droit de déposer une plainte auprès d’une autorité de protection des données au sujet de notre collecte et de notre utilisation de vos données personnelles. Pour plus d’informations, si vous êtes au Québec, veuillez communiquer avec la Commission d’accès à l’information du Québec.

Toute personne concernée peut soumettre à la Commission d’accès à l’information une demande d’examen de mésentente portant sur le droit d’accès ou de rectification de ses renseignements personnels.

Lorsque la mésentente résulte du refus de l’UMQ d’acquiescer à une demande ou d’une absence de réponse dans le délai accordé aux sections 8.1 et 8.2 de la présente politique, la personne concernée doit la soumettre à la Commission dans les 30 jours du refus de la demande ou de l’expiration du délai pour y répondre.

Toute personne concernée peut déposer une plainte relative aux pratiques de protection des Renseignements personnels de l’UMQ ou de sa conformité aux exigences de la Loi. Cette plainte doit être transmise au RPRP à l’adresse suivante : [email protected], lequel répondra à la plainte dans un délai de 30 jours.

10. Liens vers d’autres sites Web

Les sites Web de l’UMQ peuvent contenir des liens vers d’autres sites Web qui ne sont pas exploités par l’UMQ. Si vous cliquez sur un lien de tiers, vous serez dirigé vers le site de ce tiers. L’UMQ vous conseille fortement de consulter la politique de confidentialité de chaque site que vous visitez. L’UMQ n’a aucun contrôle sur le contenu, les politiques de confidentialité ou les pratiques de tout site ou service tiers et n’assume aucune responsabilité à cet égard.

11. Contactez-nous

Pour toute question ou tout commentaire au sujet de cette politique ou de la protection de vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec notre RPRP aux coordonnées suivantes :

2020, boul. Robert-Bourassa, bureau 210
Montréal (Québec) H3A 2A5
514 282-7700
[email protected]

Notre RPRP s’occupe de répondre aux demandes d’accès ou de rectification, d’information et à toute plainte que vous pourriez avoir relativement à nos pratiques à l’égard de vos renseignements personnels.

12. Mise à jour

Nous pouvons modifier la présente politique de temps à autre et nous en publierons la plus récente version en ligne.

La présente Politique de confidentialité a été mise à jour le 22 septembre 2023.