LAVAL – La gestion électronique des sommaires décisionnels, un pas de plus vers l’agilité de notre administration

 

En octobre 2011, Laval tenait sa première séance du conseil municipal sans papier, ce qui se traduisait par la remise aux élus d’une clé USB contenant les documents numérisés pertinents. Bien que les élus utilisaient alors des ordinateurs portables, la séance se déroulait comme à l’habitude, sans aucune action électronique. Les documents papier étaient donc toujours la version officielle déposée aux archives. À cette époque, nous parlions davantage d’une diffusion sans papier que d’un véritable conseil sans papier.

Laval a décidé, en janvier 2015, de développer son propre système qui lui permettrait d’atteindre non seulement ses objectifs d’intégrité et de transparence, mais également, d’assurer la traçabilité des décisions et l’interopérabilité avec les autres systèmes, et ce, de façon totalement électronique. Le 10 août 2016, le système de gestion électronique des décisions municipales a donc été implanté. Ce système prend en charge tous les documents, de leur création à leur archivage, dont entre autres le sommaire décisionnel, le certificat du trésorier et la résolution, et ce, tant pour les séances du comité exécutif que pour celles du conseil municipal, le tout en format électronique. Il crée et diffuse par courriel les ordres du jour (donnant accès aux documents pertinents), permet de contrôler et de gérer toutes les interventions interservices et les approbations en plus de centraliser et de contrôler l’accès à tous les documents.

Finaliste du Mérite Ovation municipale 2017