Guide de l’UMQ sur la protection des renseignements personnels

La Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels (projet de loi 64) a été sanctionnée le 22 septembre dernier. Cette loi introduit de nombreuses modifications législatives, dont plusieurs s’appliquent aux municipalités.

Afin d’accompagner ses membres pour leur permettre de se conformer aux nouvelles obligations prévues par la loi, l’UMQ a dévoilé un guide d’application, exclusif à ses municipalités et organisations municipales membres.

Cet outil inédit, produit en collaboration avec des spécialistes en la matière, vise à outiller les élues, élus et gestionnaires municipaux dans le contexte de l’entrée en vigueur des premières exigences prévues à la loi, le 22 septembre dernier. Parmi les thèmes traités, mentionnons, entre autres :

• La désignation des responsables de la protection des renseignements personnels et de l’accès aux documents;
• La constitution du Comité sur l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels;
• La gestion des incidents de confidentialité;
• La communication de renseignements personnels sans le consentement de la personne concernée à des fins d’étude, de recherche ou de production de statistiques.

Le guide rappelle les nouvelles dispositions concernant ces différents volets de la loi et propose une série d’outils et de modèles de documents que les municipalités peuvent adapter et utiliser afin de se conformer à leurs obligations.

La publication d’un projet de règlement est prévue sous peu pour exclure certains organismes publics (incluant les municipalités) de l’obligation de former un comité sur l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels. L’UMQ communiquera avec ses membres dès la publication du projet de règlement afin de les informer des critères et modalités de l’exemption.

Le guide d’application pour les municipalités de l’UMQ et les modèles de documents sont disponibles gratuitement sous l’onglet « Guides » de la section « Affaires juridiques » du portail en ligne de l’UMQ (umq.en1clic.ca).

Rappelons par ailleurs que l’UMQ a présenté, le 17 juin dernier, un webinaire « Signature UMQ » présentant notamment les principaux objectifs du projet de loi 64, les nouvelles obligations qui en découlent, la démarche et les outils disponibles pour accompagner les municipalités en la matière, dont le guide d’application pour les municipalités. Les membres de l’Union peuvent visionner le webinaire en différé gratuitement en ligne ici.

L’équipe des Affaires juridiques de l’Union rappelle qu’elle est disponible pour répondre aux questions des membres quant à leurs obligations en matière d’accès à l’information et pour leur offrir un accompagnement juridique personnalisé et professionnel en la matière. Les demandes peuvent être transmises par courriel à [email protected].