UMQ : Regroupement d’achats en sécurité incendie

Publié le 18 octobre 2016

  Regroupement d’achats de l’UMQ
Acquisition de produits utilisés en SÉCURITÉ INCENDIE
Appel d’offres public # SI-2017

*** Invitation lancée à toutes les organisations municipales québécoises ***

L’Union des municipalités du Québec (UMQ) invite toutes les organisations municipales (municipalités, MRC et régies intermunicipales), membres ou non membres de l’UMQ, à joindre le prochain appel d’offres de ce regroupement visant l’achat de différents produits utilisés en sécurité incendie.  

 En ces temps où il est question de regroupement volontaire de services municipaux en sécurité incendie et d’accroître les exigences relatives aux équipements de protection personnelle des pompiers, le regroupement d’achats de l’UMQ devient, plus que jamais, un incontournable.

 Les membres de comité de travail UMQ sont pleinement conscients que les obligations municipales seront accrues au cours des prochaines années. Il est donc essentiel que tous les services fassent front commun afin de choisir des équipements sécuritaires et conformes, pour ainsi générer des économies sur leurs coûts d’acquisitions.

Principaux bénéfices :

• s’assurer que les organisations municipales adhèrent à un processus contrôlé d’appel d’offres, à l’abri de toute influence;
• simplifier le processus d’acquisition, tout en évitant de se placer en situation de conflits d’intérêts;
• acquérir des équipements respectant les normes et exigences de l’industrie;
• prioriser la santé et la sécurité des utilisateurs;
• satisfaire aux besoins des services d’incendies municipaux de toutes tailles;
• se procurer des équipements de meilleure qualité, à meilleur coût.

 Ce regroupement vous permettra, en 2017, l’achat des produits suivants :
(Note : en cliquant sur les hyperliens ci-dessous, vous pourrez consulter la fiche technique des produits et visualiser certains)

• Bottes de caoutchouc – Type 1 – trois (3) modèles équivalents de bottes mis directement en compétition
• Bottes de caoutchouc – Type 2 – modèle de base, disponible uniquement en pleine pointure
• Bottes de cuir – 2 modèles de base mis directement en compétition
• Gants – inscrivez et achetez le modèle de gants désirés
• Tuyaux 4’’ diam. – Caoutchouc – disponible en rouleaux de 25, 50 ou 100 pi
• Tuyaux 4’’, 3’’, 2½’’ et 1¾’’ diam. – poids minimal par rouleau imposé pour faciliter la manipulation
• Habit de combat, modèle « UMQ Standard » – pouvant satisfaire aux besoins de toutes les municipalités moins populeuses
• Habit de combat, modèle « UMQ Intermédiaire » – un design conçu pour les services recherchant une qualité et une durabilité accrue
• Habit de combat, modèle « UMQ Plus » – pensé pour les villes, les services fortement sollicités et intervenant comme premier répondant
• Chapeaux – inscrivez et achetez le modèle de chapeaux désirés

 En 2016, notre appel d’offres cumulait des quantités record pour quelques produits, surtout grâce à l’adhésion de certaines grandes villes. Nos participants ont bénéficié d’une baisse de prix de 10 % pour les bottes de caoutchouc et d’environ 4 % pour les tuyaux de 4’’ caoutchouc. Pour les autres produits, les hausses furent modérées et moins importantes que prévu. Nos habits de combat, l’item le plus important de notre appel d’offres avec 202 unités, ont subi une faible hausse de 6 %, et ce, malgré un accroissement de nos exigences techniques et administratives.

 Consultez le tableau des prix adjugés dans nos précédents appels d’offres, en cliquant sur cet hyperlien.

Consultez la version « préliminaire » de notre devis technique SI-2017, en cliquant sur cet hyperlien.

 IMPORTANT :

• QUANTITÉS : Les quantités estimées inscrites lors de l’adhésion à l’appel d’offres représentent une évaluation des besoins pour une période de un (1) an. Les quantités réelles commandées, durant la période contractuelle, pourront être différentes. Les participants seront cependant dans l’obligation de procéder à des achats pour tous les produits qu’ils ont inscrits au contrat;
• ENGAGEMENT : En complétant la fiche d’inscription et en adoptant la résolution requise, les responsables municipaux s’engagent dans le processus et acceptent l’obligation de procéder à ses achats auprès des fournisseurs désignés suite à l’analyse des soumissions résultant du processus d’appel d’offres public. Cet engagement est essentiel et fait foi du sérieux de notre processus. De plus, le non-respect de l’engagement nuit aux autres services incendies participants.
• DURÉE DU CONTRAT : Contrairement aux appels d’offres précédents, les prix adjugés seront effectifs pour une période de un (1) an. Les prix, résultant de notre processus d’appel d’offres, seront effectifs du 1^er mars 2017 au 28 février 2018.

 Il faut faire vite. Certains documents requis pour confirmer votre adhésion doivent nous être retournés avant le 9 décembre 2016. Il faut aussi préciser que les organisations municipales souhaitant bénéficier des prix contractuels doivent obligatoirement être inscrites au document d’appel d’offres.

SI-2017  STRATÉGIE D’APPEL D’OFFRES ET ENGAGEMENT DU PARTICIPANT

Choix stratégiques faits par le comité :

• Prioriser la sécurité des utilisateurs et la performance des produits : choisir la qualité et la sécurité plutôt que le bas de gamme à petit prix;
• Limiter la gamme de produits (modèle, tissus, couleur) afin de maximiser l’économie sur le volume;
• Exiger des produits conformes aux normes imposées dans le domaine;
• Publier, au nom des participants, un appel d’offres public en respect avec les lois municipales sur les contrats municipaux.

 Règles d’opération et procédures : les participants (municipalité, MRC, Régie) doivent :

• S’inscrire en complétant les documents requis (voir ci-dessous) dans les délais prescrits;
• Confirmer les quantités estimées des produits requis;
• Faire adopter une résolution conforme au modèle soumis;
• Confirmer les quantités réelles et autres spécifications (couleur, taille, mesures, etc.) auprès de l’adjudicataire au moment de commander.

 Frais de gestion UMQ facturés aux participants

Pour compenser ses charges administratives relatives à la gestion du processus de cet appel d’offres et au fonctionnement d’un comité de travail assurant une veille technologique et des marchés, l’UMQ facturera aux organisations municipales participantes des frais de gestion représentant un pourcentage du montant total des achats réels faits, tel que rapporté dans les rapports de ventes fournis par les fournisseurs-adjudicataires. Des frais minimums de gestion seront cependant facturés à chacun des participants à cet appel d’offres.

Ces pourcentages et minimums sont détaillés au tableau suivant :

L’UMQ transmettra une facture à chacun des participants après réception des rapports de ventes demandés. Notez que les taxes sont applicables en sus à ces frais de gestion. Les petites municipalités et/ou les municipalités ayant de petites quantités à acheter ont avantage à regrouper leurs besoins au sein de leur MRC (ou régie) pour ainsi diviser leurs frais de gestion; car un (1) participant égale une (1) facturation des frais.

SI-2017  – DEUX (2) DOCUMENTS D’ADHÉSION À TÉLÉCHARGER ET À RETOURNER

 Pour mener à bien le processus, l’UMQ fait la cueillette des informations, rédige le document de soumission, prend en charge le processus d’appel d’offres, l’analyse des propositions et l’adjudication des contrats. Les organisations municipales, pour leur part, doivent compléter la fiche d’inscription, adopter une résolution d’engagement et procéder à leurs achats auprès des fournisseurs-adjudicataires désignés suite au processus d’appel d’offres.

Pour vous inscrire à ce regroupement, deux (2) documents doivent nous être transmis.

 1 – « Fiche d’inscription » à retourner AU PLUS TARD LE 9 DÉCEMBRE 2016 :

 Pour vous aider à compléter cette fiche et obtenir différentes informations sur les produits, consultez le document « Instructions sur produits et fiche d’inscription »

 Compléter la fiche, la signer et nous l’acheminer par télécopieur ou courriel. Accédez à cette fiche en cliquant sur l’hyperlien suivant :
SI-2017 Fiche d’inscription – Administratif et Produits

Notes :

• Cette fiche doit nous être transmise le plus rapidement possible pour nous permettre de compléter nos tableaux de données et terminer la rédaction de notre devis;
• Votre adhésion sera officialisée par l’envoi de votre résolution.

 2 – « Résolution » à nous transmettre AU PLUS TARD LE 16 DÉCEMBRE 2016 :

Nous transmettre une résolution adoptée par votre conseil municipal ou de la MRC ou par le conseil d’administration de votre régie. Cette résolution confirmera votre adhésion à l’appel d’offres et votre engagement à respecter les conclusions du processus.

Accédez au modèle de résolution en cliquant sur l’hyperlien suivant : SI-2017 Modèle de résolution à adopter

Note : Il est important, pour se conformer à la réglementation relative à l’octroi des contrats municipaux, que votre résolution respecte le libellé proposé dans le modèle ci-dessus.

 Pour obtenir plus d’informations ou de l’assistance, communiquez avec le personnel des Services corporatifs de l’UMQ :