Secrétaire direction générale, mairie et greffe

Région : Montérégie
Ville : SAINTE-MARTINE
Organisation : Municipalité de Sainte-Martine
Date limite : 2021-09-10

Description de l'emploi

Sommaire du poste

Sous l’autorité du responsable des ressources humaines et des technologies de l’information, la personne titulaire du poste effectue diverses tâches de secrétariat de nature variée afin d’apporter un soutien administratif à la direction générale, à la mairie et au service du greffe.

Principales tâches et responsabilités

1. Exécute différents travaux, notamment de traitement de texte, de rédaction, de mise en page, de correction et de compilation de données ;
2. Prépare des textes, des tableaux, des lettres, et effectue la mise à jour de documents à la demande des dirigeants ;
3. Assiste à diverses réunions, prend des notes, rédige les comptes-rendus ;
4. Prépare des rencontres et s’occupe de la logistique matérielle de celles-ci ;
5. Prépare les réquisitions d’achat, bons de commande, vérifie les factures et les fait approuver par le responsable concerné ;
6. Assume les responsabilités qui lui seront assignées dans le plan des mesures d’urgence ;
7. Accomplit tout autre mandat à la demande de son supérieur.

Direction générale
8. Assure un soutien administratif et clérical à la direction générale (rédaction, suivi de courriels, prises et suivis de messages téléphoniques et de rendez-vous, etc.) ;

Mairie
9. Assure un soutien administratif et clérical à la mairie (rédaction, suivi de courriels, prises et suivis de messages téléphoniques et de rendez-vous, etc.) ;
10. Accompagne la mairie dans ses fonctions de célébrant en égard des dispositions légales entourant les célébrations et au transfert des documents aux instances judiciaires et gouvernementales concernées ;

Greffe
11. Rédige divers documents juridiques, tel que avis publics, contrats, règlements, ententes et autres sous la supervision du directeur – greffe, affaire juridiques et contractuelles ;
12. Assume le secrétariat et le soutien au directeur – greffe en lien au processus décisionnel du conseil ; ordre du jour, procès-verbaux, conseil sans papier ;
13. Participe à la préparation des appels d’offres, assite à l’ouverture des soumissions et fait le suivi auprès des soumissionnaires ;
14. Participe au suivi des demandes d’accès aux documents (préparation de correspondance et de la documentation requise) ;

Critère d’emploi

Qualités requises

1. Capacité à travailler en équipe
2. Initiative, autonomie
3. Orientation client
4. Gestion du stress
5. Sens politique
6. Discrétion et diplomatie
7. Excellentes compétences en gestion du temps et des priorités
8. Excellente capacité de rédaction

Exigences académiques et professionnelles

1. Posséder un DEP ou AEC en secrétariat ou autre diplôme reconnu dans un domaine connexe ;
2. Posséder un minimum de trois (3) ans d’expérience en secrétariat ou autre domaine pertinent ;
3. Maîtrise du français écrit et parlé ;
4. Maîtrise de la suite Microsoft Office ;
5. Connaissance des logiciels de PG Solutions (PG Megagest et Accès Cité Territoire) un atout ;
6. Connaissance de l’anglais écrit et parlé un atout.

Conditions de travail

1. Il s’agit d’un poste régulier 32 heures par semaine ;
2. Assujetti au Règlement sur les conditions et avantages des employés cadres, professionnels et cols blancs de la Municipalité de Sainte-Martine.
3. Salaire selon l’échelle salariale du Règlement soit de 19,70 $ à 25,85 $.

Les personnes intéressées doivent faire parvenir leur curriculum vitae au plus tard le 10 septembre 2021 à :
Municipalité de Sainte-Martine
Candidature : secrétaire direction générale, mairie, greffe
3, rue des Copains
Sainte-Martine, Québec J0S 1V0
[email protected]

Nous tenons à remercier toutes les personnes qui manifestent un intérêt envers la Municipalité de Sainte-Martine. Cependant, seules les candidatures retenues pour une entrevue seront contactées.

Références :
Organisation/Entreprise :
Municipalité de Sainte-Martine
Ville :
SAINTE-MARTINE
Courriel :
Téléphone :
(450) 427-3050 ext:237
Télécopieur :
(450) 427-7331
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