Secrétaire-administratif

Région : Montérégie
Ville : SAINTE-CLOTILDE-DE-CHATEAUGUAY
Organisation : Municipalité de Sainte-Clotilde
Date limite : 2019-03-04

Description de l'emploi

DESCRIPTION SOMMAIRE DU POSTE
Sous l’autorité de la direction générale, le ou la titulaire du poste apporte le soutien administratif requis à la direction générale. Il planifie, organise et exécute les activités administratives nécessaires à un fonctionnement efficace et optimal de la municipalité.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
– Accueillir les citoyens et autres visiteurs;
– Répondre aux appels téléphoniques et aux courriels, les traiter ou les acheminer aux personnes concernées, si nécessaire;
– Ouvrir et distribuer le courrier et les autres documents;
– Répondre aux demandes des organismes à but non lucratif (OBNL) de la municipalité, (photocopies, télécopies, etc.) ;
– Responsable de l’inventaire de la papeterie et des commandes ;
– Recevoir les plaintes des citoyens, organismes ou toute autre personne et les acheminer à qui de droit ;
– Effectuer la planification et la gestion des réservations de salles;
– Coordonner les communications internes avec le maire, la direction générale, les employés et les membres du conseil municipal;
– Responsable des archives, coordonner les activités archivistiques (classement, élagage et mettre à jour la table des matières) de la municipalité conformément au Code municipal, à la Loi sur les archives (L.R.Q., c. A-21.1) et la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (L.R.Q., c. A-2.1) en collaboration avec la direction générale;
– Effectuer le travail préparatoire pour le Greffe de la municipalité : rédiger, préparer et faire le suivi des projets de résolutions, des avis publics, des ordres du jour, des procès-verbaux des séances du conseil et réunions des membres du conseil municipal et de faire le suivi du livre des délibérations;
– Rédiger, préparer et faire le suivi des règlements municipaux avec les avis publics si nécessaire et faire le suivi du livre des règlements;
– Accomplir du travail général de bureau, tel que la correction, la mise en page, la préparation, l’assemblage, le classement et l’expédition de documents et le dépouillement, la distribution et l’envoi du courrier.
– Effectuer la production de divers documents en assistance à la direction générale et aux autres départements (ordre du jour, compte rendu, lettre, tableau, procédure, etc.) et en assurer la mise à jour si nécessaire;
– Agir à titre de secrétaire des élections municipales générales et partielles;
– Agir à titre de secrétaire du comité de sélection lors d’appel d’offres de services professionnelles;
– Collaborer et participer à la mise à jour du site web et le bulletin municipal de la municipalité ;
– Collaborer à certaines étapes de vérification du processus comptable (encaissements, dépôts; saisie des factures, etc.)

Exécuter toute autre tâche requise afin d’assumer les responsabilités reliées à ce poste ou demandées par son supérieur immédiat.

Critère d’emploi

QUALITÉS REQUISES
La personne titulaire du poste doit posséder un sens accru de la gestion, de la planification et de l’organisation. Elle doit avoir de très bonnes aptitudes de communication, tant interpersonnelle qu’organisationnelle. Elle est reconnue pour sa rigueur et son éthique de travail. Elle a une excellente capacité d’agir avec tact, diplomatie et discrétion. Elle doit posséder de fortes aptitudes pour le service à la clientèle.

EXIGENCES
– Détenir un diplôme d’études collégiales (DEC) en bureautique, un diplôme d’études professionnel (DEP) en secrétariat ou une formation ou une combinaison d’expériences jugées équivalentes ;
– Détenir deux (2) années d’expérience en travail de secrétariat ou dans un poste similaire ;
– Connaissance du milieu municipal est considérée comme un atout ;
– Posséder une excellente maîtrise du français tant à l’oral qu’à l’écrit ;
– Excellente capacité rédactionnelle ;
– Être autonome et discret;
– Posséder de l’entregent, de l’initiative, un bon jugement et le sens de l’organisation;
– Bonne capacité à gérer plusieurs dossiers à la fois ;
– Bonne maîtrise des outils bureautiques et informatiques dont la Suite Office 2010 et le système comptable de PGMégaGest – Logiciel municipal (un atout).

La personne recherchée doit avoir une approche orientée vers les résultats et fortement axée sur le service à la clientèle et aux citoyens. Elle doit également avoir la capacité de travailler en équipe et être autonome dans son travail, être orientée vers l’action et savoir s’adapter, au besoin.

CONDITIONS
• Taux horaire : Selon la convention collective en vigueur : 19.98 $ à 24.97 $ (2019)
• Horaire hebdomadaire : Du lundi au jeudi de 8h00 à 12h00 / 12h30 à 16h30
Vendredi de 8h00 à 12h00 (36 heures)

POUR POSTULER
Les candidats intéressés doivent faire parvenir une lettre de présentation accompagnée de leur curriculum vitae. Les documents doivent être envoyés avec la mention « Secrétaire-administratif » et à l’attention de monsieur Carl Simard, directeur général aux coordonnées suivantes :

Via Poste-lettre : Municipalité de Sainte-Clotilde
2452, chemin de l’Église
Sainte-Clotilde (QC) J0L 1W0

Ou par courriel à : [email protected]

Références :
Directeur général
Organisation/Entreprise :
Municipalité de Sainte-Clotilde
Ville :
SAINTE-CLOTILDE-DE-CHATEAUGUAY
Téléphone :
(450) 826-3129
Télécopieur :