Secrétaire

Région : Montréal
Ville : MONTRÉAL
Organisation : Communauté métropolitaine de Montréal
Date limite : 2019-04-01

Description de l'emploi

Secrétaire DG1903-02
Secrétariat
(contrat de 5 ans)

La Communauté métropolitaine de Montréal, un organisme de planification, de coordination et de financement qui regroupe 82 municipalités, dont Montréal, Laval et Longueuil, est à la recherche d’une candidate pour pourvoir un poste de secrétaire pour se joindre à l’équipe du Secrétariat.

Au sein du Secrétariat et relevant du secrétaire de la Communauté, vos principales fonctions seront notamment, mais non limitativement de :

• Fournir un soutien actif au secrétaire et aux membres de l’équipe (production de documents, gestion de l’agenda, réservation de salle, courrier, etc.) ;
• Assister l’équipe dans les diverses tâches liées au déroulement des séances des instances décisionnelles et la Communauté ;
• Recevoir, filtrer, loger et transmettre les appels téléphoniques du service ;
• Effectuer toutes les tâches reliées à l’équipe du service du Secrétariat (suivi de la correspondance, rédaction, correction, mise en page et contrôle de la qualité des documents) ;
• Organiser les réunions, conférences, s’enquérir des sujets à mettre aux ordres du jour et les rédiger, préparer la documentation pertinente, procéder aux convocations, dans le contexte de l’implantation d’un logiciel de conseil sans papier, vérifier les présences et voir à l’organisation matérielle des séances ;
• Apporter un support à la gestion de l’agenda des membres de l’équipe ;
• Analyser les documents reçus au Secrétariat, suggérer la distribution pertinente aux autres services et aux instances décisionnelles, exercer un suivi sur le cheminement et les échéances à respecter, et effectuer les rappels nécessaires auprès des personnes concernées ;
• Organiser le travail de bureau pour le Secrétariat et effectuer le classement électronique et papier en collaboration avec le technicien en documentation ;
• Agir comme édimestre pour les pages du site de la Communauté liées au Secrétariat (Typo3),
à titre de super-utilisatrice et d’agente multiplicatrice relativement aux logiciels de la suite Office et du logiciel de gestion des documents décisionnels actuellement en implantation ;
• Collaborer aux projets spéciaux nécessitant un support administratif ;
• Accomplir toute autre tâche pertinente à la fonction.

Critère d’emploi

Les connaissances et aptitudes requises sont :

· Détenir un diplôme d’études collégiales (DEC) en techniques juridiques ou de bureautique ;
· Posséder au moins cinq (5) ans d’expérience pertinente ;
· Toute autre combinaison d’études et d’expérience professionnelle jugée pertinente sera considérée ;
· Excellente connaissance du français parlé et écrit et bonne connaissance de l’anglais ;
· Sens de l’organisation et de la planification ;
· Facilité à gérer plusieurs dossiers et bonne gestion des priorités ;
· Maîtrise de divers logiciels, équipements bureautiques et multimédias ;
· Maîtrise des applications informatiques, dont la suite Office et Outlook ;
· Aptitudes à la communication et aux relations interpersonnelles ;
· Aptitudes en communication écrite ;
· Une expérience de travail dans le domaine municipal est considérée comme un atout.

Toutes les personnes intéressées doivent faire parvenir leur curriculum vitae par courriel aux ressources humaines, au plus tard le 1er avril 2019 à 12h00, à l’adresse [email protected], en précisant le numéro DG1903-02 dans l’objet du courriel.

Nous ne communiquerons qu’avec les personnes dont la candidature
a été retenue pour une entrevue.

Communauté métropolitaine de Montréal
1002, rue Sherbrooke Ouest, bureau 2400
Montréal (Québec) H3A 3L6
www.cmm.qc.ca

* L’utilisation du genre féminin a été adoptée afin de faciliter la lecture et n’a aucune intention discriminatoire *

Références :
DG1903-02
Organisation/Entreprise :
Communauté métropolitaine de Montréal
Ville :
MONTRÉAL
Téléphone :
(514) 350-2550
Télécopieur :
(514) 350-2599