Adjointe de direction

Région : Montérégie
Ville : SAINT-PHILIPPE
Organisation : Ville de Saint-Philippe
Date limite : 2019-03-22

Description de l'emploi

Sous l’autorité du directeur général, la personne titulaire du poste assumera un large éventail de tâches pour la direction générale, les services d’urbanisme et développement durable et du génie.

La personne sélectionnée travaillera avec différents gestionnaires et fournira un soutien administratif quotidien en plus de participer activement à la réalisation des objectifs de l’équipe de direction avec qui elle travaille. L’adjointe exécutive est spécialiste du multitâches et saura gérer les priorités d’actions autant dans l’exécution de son travail qu’à l’intérieur de l’équipe. Nous recherchons une personne très organisée, minutieuse, avec un sens de l’initiative et un jugement qui contribueront à l’efficacité de l’organisation. Le travail d’équipe, le souci du service à la clientèle et une communication positive sont des facteurs essentiels au succès de ce poste.

Principales responsabilités
Plus particulièrement, la personne titulaire du poste :

– Coordonne les agendas, les appels, les correspondances, les plaintes, les différentes réunions et rencontres, les différents dossiers en cours ou à venir et en assure de manière autonome les suivis lorsqu’ils ne requièrent pas obligatoirement l’intervention de son gestionnaire;
– Voit également à la coordination des priorités de tous les dossiers, en s’assurant du respect des délais requis, et révise quotidiennement la liste des dossiers en suspens du directeur général afin de lui mentionner les dossiers à être traités prioritairement ou de manière impérative;
– Traite toutes demandes internes et externes, répond aux demandes de renseignements ou fait les démarches nécessaires afin d’obtenir l’information demandée;
– Reçoit et transmet à qui de droit les différentes plaintes ou commentaires provenant de l’interne ou de l’externe (citoyens);
– Assure le traitement confidentiel des dossiers qui le requièrent;
– Rédige, révise et met en page divers documents, tels que lettres, notes de service, directives, tableaux, rapports, compte-rendu, procès-verbaux, ordre du jour, formulaires, présentation PowerPoint;
– Créé des requêtes et assure le suivi des demandes au besoin;
– Convoque et coordonne les réunions incluant la préparation des dossiers et des documents nécessaires;
– Compile des statistiques, dresse des tableaux et des graphiques pour certains dossiers;
– Fait des achats ou des commandes pour divers évènements, réunions, ou besoins courants de fournitures et tient l’inventaire des fournitures de bureau;
– Assure différents suivis financiers internes et externes : bons de commande, réception, demande de chèques, remboursement de dépenses
– Effectue de l’entrée de données diverses et tient à jour différents documents, listes, banques de données;
– Collabore à la mise à jour du site internet de la Ville, au besoin;
– Collabore à la planification et à la production de différents outils de communications de la Ville;
– Voit à l’ouverture des dossiers selon les règles de gestion documentaire et effectue classement des documents des services;
– Assiste à divers comités (coordination, technique et direction), en rédige le compte-rendu;
– Effectue le contrôle des dossiers administratifs, notamment le suivi des actions découlant des différents comités (coordination, technique, direction, consultatif d’urbanisme et spéciaux) auprès des personnes responsables, surveille les échéanciers, effectue les rappels, voit à obtenir les informations demandées dans les délais prescrits et fait rapports à son supérieur;
– Participe à la préparation budgétaire de différents services et à son suivi et contrôle, signale les écarts observés;
– Effectue, sur demande, toute autre tâche connexe.

Critère d’emploi

– Posséder une expérience pertinente minimale de 5 ans dans des fonctions connexes, la connaissance du milieu municipal constitue un atout important;
– Posséder d’excellentes connaissances (fonctions avancées) des logiciels de la suite Microsoft Office;
– Avoir un français écrit et parlé impeccable.
– Avoir une connaissance fonctionnelle de la langue anglaise à l’oral;
– Avoir la capacité de collaborer étroitement avec différents intervenants et de maintenir d’excellentes relations interpersonnelles;
– Avoir la capacité de s’adapter rapidement aux changements et de travailler sous pression;
– Avoir un excellent sens de l’organisation et posséder des aptitudes de planification et de coordination;
– Être un joueur d’équipe et faire preuve de polyvalence, de rigueur, d’initiative, d’autonomie et de disponibilité;
– Faire preuve d’une grande discrétion, de tact et de jugement.

Formation requise
– Détenir un diplôme d’études professionnelles en technique de bureautique, ou l’équivalent.

Salaire et avantages sociaux
Selon l’échelle salariale de la politique de rémunération des cadres, soit entre 54 700 $ et 75 718 $. La Ville de Saint-Philippe offre un salaire et une gamme d’avantages sociaux des plus compétitifs.

Les candidats intéressés doivent soumettre leur candidature (CV et lettre d’introduction) par courriel à [email protected]
Seules les candidatures retenues seront contactées.
Nous remercions toutes les personnes qui démontrent un intérêt pour ce poste.

Références :
Organisation/Entreprise :
Ville de Saint-Philippe
Ville :
SAINT-PHILIPPE
Téléphone :
(514) 772-6540
Télécopieur :