Adjointe/adjoint administratif principal aux politiques

Région : Montréal
Ville : MONTRÉAL
Organisation : Union des municipalités du Québec
Date limite : 2019-07-12

Description de l'emploi

Remplacement d’un congé de maternité

Supérieur immédiat : Directeur des politiques

Vous désirez faire partie d’une équipe dynamique, performante et désireuse de se démarquer sur le plan politique?
Joignez-vous à une organisation solide, reconnue pour son leadership, qui vous offre un emploi à la hauteur de vos attentes, dans un environnement où l’initiative et le travail d’équipe sont encouragés.

RESPONSABILITÉS GÉNÉRALES :
La personne en poste exécute l’ensemble des tâches administratives relatives à la réalisation des mandats confiés à la Direction des politiques et à ses conseillers. Elle assiste également les professionnels responsables des instances consultatives et des caucus de l’UMQ dans la convocation et la préparation de leurs réunions.

RESPONSABILITÉS PARTICULIÈRES :
– Effectue la révision, le traitement de texte et la mise en page de différents documents (correspondance, mémoires, rapports, procès-verbaux, listes, etc.) liés aux activités de la Direction des politiques et assure les suivis appropriés (approbation, reproduction, distribution).
– Participe à la convocation, à la préparation et à la logistique des réunions des instances consultatives de l’UMQ (commissions permanentes et comités ad hoc) et, lorsque requis, des regroupements de membres (caucus régionaux, caucus d’affinité et caucus sectoriels); sur demande de son supérieur immédiat, assiste aux réunions des instances consultatives et en rédige le compte rendu.
– Élabore et tient à jour un calendrier des principales activités et rencontres des élus municipaux membres de l’UMQ.
– Au besoin et selon les priorités établies par son supérieur immédiat, soutient sa Direction et les autres directions dans les tâches administratives requises pour les mandats ou les activités de l’UMQ.
– Effectue la saisie de données et la mise à jour de diverses listes établies par la Direction des politiques et assure l’interface entre celles-ci et la base de données gérée par la Direction des services administratifs.
– Participe à l’envoi et à la compilation de sondages.
– Lors des assises annuelles et autres événements majeurs organisés par l’UMQ, assure différentes tâches, tels l’accueil et l’inscription des délégués, le soutien au secrétariat, à la salle de presse et aux professionnels, etc.
– Assume toute autre responsabilité que lui confie son supérieur immédiat.

Critère d’emploi

QUALITÉS PROFESSIONNELLES GÉNÉRALES :
– Travail d’équipe
– Gestion des priorités
– Sens de l’organisation
– Communication
– Adaptation au changement
– Diplomatie

SCOLARITÉ ET CONNAISSANCES SPÉCIFIQUES :
– Diplôme d’études collégiales (DEC) en secrétariat ou équivalent
– Maîtrise des logiciels de la suite Microsoft Office
– Excellent français parlé et écrit; connaissance fonctionnelle de l’anglais

EXPÉRIENCE :
– Cinq (5) années d’expérience en secrétariat ou dans des fonctions similaires

Le poste est offert en remplacement d’un congé de maternité. Les personnes intéressées à poser leur candidature ont jusqu’au 12 juillet 2019 avant 16 h, pour transmettre leur curriculum vitae accompagné d’une lettre de présentation à l’adresse suivante : [email protected]. Veuillez noter que seules les personnes retenues seront contactées.

Références :
Organisation/Entreprise :
Union des municipalités du Québec
Ville :
MONTRÉAL
Courriel :
Téléphone :
Télécopieur :