Adjointe administrative principale/Adjoint administratif principal aux achats regroupés

Région : Montréal
Ville : MONTRÉAL
Organisation : Union des municipalités du Québec
Date limite : 2019-03-22

Description de l'emploi

SUPÉRIEUR IMMÉDIAT : Directeur des services administratifs et des services corporatifs

RESPONSABILITÉS GÉNÉRALES :
Le titulaire exécute l’ensemble des tâches administratives relatives à la réalisation des mandats confiés au directeur des services administratifs et des services corporatifs et au conseiller aux achats regroupés.

RESPONSABILITÉS PARTICULIÈRES :

  • Réponds aux demandes de renseignement par téléphone, par courriel ou par la poste, achemine les demandes aux destinataires et prends les messages.
  • Appuie le conseiller aux achats regroupés en matière de service à la clientèle, de suivi auprès des fournisseurs externes ou partenaires affiliés, et prépare les documents nécessaires à la sollicitation.
  • Participe à l’organisation des réunions des différents comités relatifs à la représentation et à la vente des produits et services de la direction (convocation et suivi).
  • Prépare, achemine et compile différents sondages relatifs aux produits et services d’achats regroupés.
  • Effectue le traitement de texte et la mise en page de différents documents (document d’appel d’offres, correspondance, rapports, documents promotionnels, comptes rendus, listes, etc.) liés à la représentation et à la vente des produits et services de la direction, et assure les suivis appropriés (approbation, reproduction, distribution).
  • Effectue la mise à jour des banques de données et rapports sur les produits et services de la direction et ses clientèles.
  • Prépare la facturation et le suivi des encaissements des produits et services s’il y a lieu.
  • Appuie le conseiller aux achats regroupés lors de l’organisation de la journée des approvisionneurs municipaux JAM. (organisation, logistique…)
  • Effectue la mise en page du bulletin électronique l’Appropos, publication dédiée aux approvisionneurs municipaux membres de l’UMQ.
  • De façon quotidienne, complète le bulletin carburant et l’achemine aux participants.
  • Procède à l’ouverture et au classement des dossiers relatifs à la représentation et à la vente des produits et services de la direction.
  • Procède, sous la supervision du recherchiste et documentaliste, au déclassement des dossiers relatifs à la représentation et à la vente des produits et services de la direction en fonction du calendrier de conservation.
  • Au besoin et selon les priorités établies par son supérieur immédiat, soutiens sa direction et les autres directions dans les tâches administratives requises dans les mandats ou les activités de l’UMQ.
  • Lors des assises annuelles et autres événements majeurs organisés par l’Union, assure différentes tâches, tel l’accueil et l’inscription des délégués, le soutien au secrétariat, à la salle de presse et aux professionnels, etc.
  • Assume toute autre responsabilité que lui confie son supérieur immédiat.

Critère d’emploi

COMPÉTENCES GÉNÉRIQUES :

  • Approche client
  • Travail d’équipe
  • Perfectionnement continu
  • Adaptation au changement, souplesse
  • Communication

SAVOIRS SPÉCIFIQUES :

  • Diplôme d’études collégiales (DEC) en secrétariat ou équivalent
  • Maîtrise des logiciels de la suite Microsoft Office, principalement Excel
  • Connaissance fonctionnelle de logiciels de gestion de membres
  • Excellent français parlé et écrit; connaissance fonctionnelle de l’anglais

EXPÉRIENCE :

  • Trois (3) années d’expérience en secrétariat ou dans des fonctions similaires

AVANTAGES OFFERTS À L’UMQ :

  • Programme d’avantages sociaux et régime de retraite;
  • Trois semaines de vacances annuelles après une année complétée;
  • Congés payés durant les périodes des Fêtes (sous certaines conditions);
  • Horaire d’été;
  • Couverture complète d’assurances collectives;
  • Différents programmes, notamment : perfectionnement professionnel, aide aux employés, programme d’achat d’ordinateur, programme relatif à l’activité physique;
  • Accès facile en transport en commun (métro).

Les personnes intéressées à poser leur candidature doivent transmettre leur curriculum vitae accompagné d’une lettre de présentation à l’adresse suivante : [email protected]. Veuillez noter que seules les personnes retenues seront contactées.

Références :
Organisation/Entreprise :
Union des municipalités du Québec
Ville :
MONTRÉAL
Téléphone :
Télécopieur :